Die zentrale Benutzerdatenbank ist die Datei /etc/passwd. In dieser Datei muß jeder Anwender aufgeführt sein, damit er sich einloggen kann. Diese Datei enthält normal lesbaren Text und kann deshalb mit jedem Editor bearbeitet werden.
Für jeden Anwender muß die Systemverwalterin hier eine Zeile mit sieben Feldern anlegen. Die Felder werden durch einen Doppelpunkt `:' voneinander getrennt. Die Felder haben folgende Bedeutung:
Benutzername: Paßwort: Benutzernummer: Gruppennummer: GCOS: Heimat: Shell
Jedem Benutzer steht das passwd-Kommando zur Verfügung, um sein Paßwort selbst zu verändern.
Beim Neueintrag eines Benutzers wird dieses Feld freigelassen, und unmittelbar nach der vollständigen Eintragung muß der Benutzer oder die Systemverwalterin unter dem neuen Benutzernamen das passwd Kommando aufrufen und ein Paßwort eingeben.
Die Benutzer werden kernelintern nicht durch die Namen, sondern durch die Benutzernummern unterschieden. Wenn eine Nummer zweimal mit unterschiedlichen Benutzernamen vergeben wird, behandelt der Kernel intern die beiden Accounts völlig identisch. Bei den Kommandos, die einen Benutzernamen anzeigen (z.B. ls -l oder id), wird immer der Eintrag verwendet, der als erstes in /etc/passwd steht.
Der Realname wird von vielen News&Mail-Programmen bei der Zusammenstellung der Absenderadresse benutzt.
Wenn ein Benutzer keine interaktive Shell haben soll, kann auch ein beliebiges anderes Programm mit allen Argumenten in dieses Feld eingetragen werden. Zum Beispiel kann hier für UUCP Accounts der uucico Daemon aufgerufen werden. Der Account ßyncïst ein anderes Beispiel, mit dem Sinn, auch von außerhalb die Synchronisation des Dateisystems mit dem Blockdepot auslösen zu können.
Das letzte Feld kann auch leer bleiben. Dann wird automatisch die Standardshell /bin/sh gestartet. Das siebente Feld wird nicht durch einen Doppelpunkt, sondern durch ein Zeilenende abgeschlossen.